小公司发工资，要交哪些税、报哪些表？

看实际关系，不看双方怎么约定：IRS 按"行为控制、财务控制、双方关系"三类因素判断。是员工的，就要走工资、扣税、开 W-2；是独立承包人的，不走工资，年底按规定开 1099-NEC。

几个常见的判断角度：

• 行为控制：你是否规定他怎么做、什么时间做、在哪里做，是否给他培训。
• 财务控制：他有没有自己的工具和开支、能不能同时接别人的活、会不会亏钱。
• 双方关系：有没有书面合同、有没有福利、是不是长期做你主营业务里的事。

拿不准的，可以用 Form SS-8 请 IRS 判定。把员工当承包人付钱，又没有合理依据的，要补交雇主应交的税；发现以前分错了，可以评估是否申请自愿更正计划 VCSP（Form 8952）。承包人的 1099-NEC 门槛和截止日，见指南：1099-NEC：谁要开，收到了怎么报？（yclcpa.com/1099nec）

员工那边扣三样：联邦所得税（按 W-4）、北卡所得税（按 NC-4）、员工那一半社安税和医保税；雇主这边另付三样：雇主那一半社安税和医保税、联邦失业税 FUTA、北卡失业保险。

要注意：员工被扣下的所得税和 FICA 是替员工代收、暂时放在你这里的钱，IRS 叫它 trust fund taxes。没有按时交上去，IRS 可以按未缴代扣税款的 100%，向公司里负责付款的人个人追缴（Trust Fund Recovery Penalty）。

看 lookback 期：2026 年用 2024-07-01 至 2025-06-30 这四个季度的税额。不超过 $50,000 的是 monthly 存款人，次月 15 日前存；超过 $50,000 的是 semiweekly 存款人，按发薪日存。 存款频率由规则定，不是自己选的。

从上往下看，符合哪一行就按哪一行处理；下面的 $100,000 旁支规则任何一天都适用。

你的情况	存款频率	什么时候存
当季或上季 941 税额低于 $2,500，且本季没有哪一天累计达到 $100,000	随 941 一起缴	不必单独存款
不符合上一行，lookback 期（2024-07-01 至 2025-06-30）的税额不超过 $50,000	monthly	每月的税在次月 15 日前存
不符合第一行，lookback 期税额超过 $50,000，周三、周四、周五发薪	semiweekly	下周三前存
不符合第一行，lookback 期税额超过 $50,000，周六至周二发薪	semiweekly	下周五前存

旁支：任何一天累计未存税款达到 $100,000

情况	怎么办
任何一天累计未存税款达到 $100,000	下一个银行工作日存
原来是 monthly 存款人	从当天起改为 semiweekly，当年余下时间和下一年都按 semiweekly

几个细节：

• 一律电子存款：EFTPS、IRS Direct Pay 或 IRS 企业税务账户。用 EFTPS 的，一般要在结算日前一天美东时间晚上 8 点前预约。
• 存款频率和用哪张申报表是两件事：多数雇主季报 941；IRS 通知可以用 944 的小雇主按年报。存款时选错表，钱会挂到你不申报的表上。
• 12 月的工资在 1/15 存，仍属于上一年第四季度，不是新一年的第一季度。
• FUTA 单独算：一个季度累计不超过 $500 的，结转到下一季；超过 $500 的，在季度结束后次月最后一天前存。

每季报 941（4/30、7/31、10/31、次年 1/31）；每年报 940（FUTA）和 W-2 / W-3。2026 年的 W-2 要在 2027-02-01 前发给员工，同时连 W-3 报给社安局（SSA），纸本和电子同一天截止。

• 941：报当季发的工资、预扣的所得税和 FICA，并和当季存款对账。
• 940：每年一次，次年 1/31 截止，遇周末顺延（2025 年度的 940 截止 2026-02-02）；全年 FUTA 都按时存了的，可以多 10 天。
• W-2 / W-3：一年内各类信息申报（W-2、1099 等）合计达到 10 份，必须全部电子申报。
• 2026 年 W-2 的新栏位：Box 12 新增代码 TP（申报给雇主的现金小费）、TT（合格加班费）、TA（Trump account 雇主供款），Box 14 拆成 14a / 14b。"小费、加班费免税"是员工个人所得税上的扣除，不是免社安税和医保税，FICA 照扣。

北卡分两个机构：州税务局 NCDOR 管个人所得税预扣（NC-5、NC-5P、NC-3），就业保障部 DES 管失业保险（NCUI 101）。另外，新员工入职 20 天内要报 NC New Hires。

NC 预扣的申报频率按月均预扣额定（2026 年 NC-30 口径）：

• 月均不到 $250：季报 NC-5，季度结束后次月最后一天前。
• 月均 $250 到不到 $2,000：月报 NC-5，次月 15 日前；12 月份的在 1/31 前。
• 月均 $2,000 以上：semiweekly，和联邦存款同一天用 NC-5P 缴款，每季另报 NC-5Q（截止日同 941，当季已全部按时缴清的可以多 10 天）。北卡不跟联邦的 $100,000 次日规则。
• 没有预扣也要报：零税额照样申报。

其他几件事：

• NC-3 年度对账：次年 1/31 截止（遇周末顺延），必须用 eNC3 电子申报，附 W-2 和 1099 的州副本。逾期每天 $50、最多 $1,000；没有按规定电子申报的罚 $200。
• NCUI 101：每季申报失业保险工资和税款，截止日 4/30、7/31、10/31、次年 1/31。2026 年每人前 $34,200 工资计税，新雇主税率 1.0%，之后按 DES 的税率通知调整（有经验雇主 0.06%–5.76%）。
• 新员工：收联邦 W-4、北卡 NC-4（或 NC-4 EZ、NC-4 NRA）和 I-9；入职 20 天内报 NC New Hires，离职 60 天以上再返聘的也要报。
• NC-4 EZ 申请免扣（exempt）的，每年要重交；2/16 起还没交新表的，按 Single、0 allowance 预扣。

要。股东本人在公司干活，就要先领"合理工资"，再拿分红。只拿分红、不发工资的，IRS 可以把分红改定为工资，补征社安税和医保税。

IRS 没有给出固定的比例或金额，考虑的因素包括：股东的培训和经验、职责、投入的时间、公司以往的分红情况、付给非股东员工的薪酬、同类企业同类岗位的薪酬等。所以合理工资要按你的实际情况定，并把依据记录下来。公司在哪里注册、要不要选 S 公司，见公司注册指南（yclcpa.com/llc）。

每个发薪期存款，每月或每期跟着走；每个季度结束后的那个月底，集中报 941、NCUI 101 和季报 NC-5；1 月底前后，是年度申报最密集的时候。

从上往下按时间看，每一行是到这一天要交的东西。

时间	要交什么	注意
每月 15 日	联邦存款（monthly）；月报 NC-5	—
1/15	2025 年 12 月的税款存款	仍属 2025 年第四季度
4/30	第一季度 941、NCUI 101、季报 NC-5	—
7/31	第二季度 941、NCUI 101、季报 NC-5	—
10/31	第三季度 941、NCUI 101、季报 NC-5	—
2027 年 1 月底	第四季度 941、NCUI 101、季报 NC-5；12 月的 NC-5 月报；940、W-2 / W-3、NC-3	1/31 是周日，顺延到 2/1

另外

• semiweekly 存款人按发薪日存；NC semiweekly 用 NC-5P 跟联邦同一天缴、每季报 NC-5Q。
• 截止日遇周末或法定假日顺延到下一个工作日。

先把规则定下来，再按期跑；已经出错的，先对账，再补救，不要自己估一个罚款数填进去。

• 情况 A：第一次请员工。 先判断是员工还是承包人；开工前收 W-4、NC-4 和 I-9，入职 20 天内报 NC New Hires；确认联邦和北卡的预扣、失业保险账户都已经开好；定好发薪周期，按存款频率排好每期的存款日。
• 情况 B：S 公司，只有老板一个人。 按你的职责、投入时间和同类岗位薪酬定一个合理工资，记录依据；工资照样走 941、940、W-2、NC-5、NCUI 101 全套，剩下的利润再按分红拿。
• 情况 C：已经晚存、漏报，或者收到了信。 先把每一期的存款确认件和 941、NC-5、NCUI 101 逐月对一遍，弄清楚是真的没交，还是交了但账上没销；再补存、补报，按通知回复。罚款按晚多久分档，越早处理越少。