开 Invoice、催收款太费时间？一句话开单，自动提醒收款

时间主要花在三件事上：每张单从头填一遍、发出去后一个个追、钱到了以后对不上是哪张单。

我们接触的小生意老板，大多是装修承包商、做餐饮外烩的餐馆、美发美甲店、独立顾问、出租房房东。常见的情况是：

• 用 Word 或 Excel 套模板，每次改客户名、改金额、改日期，改漏一处就要重发。
• 发出去以后没有记录，谁付了、谁没付，全靠记忆和翻聊天记录。
• 催款不好意思开口，拖着拖着就过了好几个月。
• 客户用 Zelle、支票、微信转账，钱到了不知道对应哪张单；年底记账、报税时才发现一堆对不上。

这些事每张单只多花几分钟，一年下来却是很多个晚上，还容易漏收钱。

你用中文或英文写一句"给谁、什么服务、多少钱、哪天前付"，系统就生成一张 invoice 草稿；还缺什么，边写边提示你补。

举个例子，写"给做厨房翻新的那位客户开尾款 3,500 美元，下周五前付"，系统会认出客户、项目、金额和到期日。几个省事的地方：

• 认日期说法："下周五""net 30"这类写法都能认。
• 记得老客户：老客户的资料和上次的价格不用重新输。
• 常用服务做成模板：例如"每月保洁""外烩套餐"，点一下就填好。
• 中英文都能出：invoice PDF 可以是英文、中文，或中英对照，给美国客户和华人客户都方便。

确认无误后一键发出：系统发邮件给客户；你也可以复制链接，用短信、WhatsApp、微信发，或者出二维码当面让客户扫。

按步骤从上往下看。

步骤	做什么	细节
1	你写一句话	给谁、什么服务、多少钱、哪天前付
2	系统生成 invoice 草稿	提示还缺什么，你确认
3	系统发邮件	也可复制链接用短信、WhatsApp、微信发，或出二维码
4	客户打开私人链接	看单、可先签字确认、复制付款方式、上传付款截图
5	你确认收款	系统自动发收据；没付清的，到期日和逾期 7 天各自动提醒一次

客户点开私人链接就能看单，不用注册、不用下载 App；可以先签字确认，再看付款方式、一键复制，付完上传付款截图。

• 付款方式由你定：每张单可以选显示哪些方式、哪个是首选，例如 Zelle、银行转账 / ACH、Venmo、PayPal、Cash App、支票、现金。
• 刷卡：可以放你自己的刷卡付款链接，客户点过去付。
• 微信、支付宝：可以上传你自己的收款码图片，客户扫码付款后上传截图。
• 上传截图有提醒：页面会提示客户遮住完整的卡号和账号。
• 先签再付：装修报价、服务协议这类需要客户确认的，可以设成一个链接里先签文件、再看账单、再付款；还可以设成"付清后才能下载"你交付的文件。

设好到期日，系统就会在到期日提醒一次，逾期 7 天再提醒一次，不用你自己开口；不需要时可以关掉。

• 客户只付了一部分，系统会记下来并显示余额。
• 你确认收到钱以后，系统自动给客户发收据邮件。
• 用"先签再付"的链接时，没签的、没付的，系统各自动提醒 2 次。

这样每张单的状态一目了然：发了没有、看了没有、付了多少、还欠多少。

invoice 和收款记录是记账、报税的底稿：记录清楚，年底对 1099 和申报销售税都省事；但它不会自动变成账，也不决定你要报多少收入。

• 所有经营收入都要报：不管客户有没有给你开 1099-NEC。1099-NEC 的门槛是对付款方的要求：2025 年付款满 $600、2026 年起付款满 $2,000 才开。门槛只决定对方开不开表，不决定你报不报。
• 用刷卡、PayPal 等第三方平台收的款，可能由平台开 1099-K，记账时要和你自己的收款记录对上，避免同一笔收入算两次或漏掉。
• 你付给分包、帮工的钱：付款前先收 W-9，达到门槛要给对方开 1099-NEC（详见 1099-NEC 指南）。
• 销售税：卖的是应税商品或服务（例如部分餐饮外烩、零售商品），要按州的规定收销售税，并在 invoice 上单独列出来；要不要收、税率多少，各州和各项目不同，见销售税指南 yclcpa.com/salestax，或者直接问我们。
• 记账时对上银行流水：开单记录说明"应该收多少"，银行流水说明"实际收了多少"，两边对上，账才算清楚。

按时间从上往下看。

什么时候	做什么
平时	开单、发链接、客户上传付款截图、你确认收款
每月	用开单和收款记录核对银行流水，记账
付分包之前	先收 W-9
按州规定的申报期	申报销售税（如适用，见 yclcpa.com/salestax）
次年年初	核对收到的 1099-NEC 和 1099-K（1099-NEC 门槛：2025 年付款 $600，2026 年起付款 $2,000），全年经营收入都报

每月自动循环开单、对账单（statement）、替你代收刷卡款、原生的微信支付 / 支付宝收款，目前都还没有。

• 循环开单：房东每月的房租单、每月固定的保洁费，目前要每个月开一次（一句话开，很快），系统还不会自动循环开。
• 对账单：还不能出一张"某客户所有单和付款"的汇总对账单。
• 刷卡：系统不代收卡款，只能放你自己的刷卡付款链接。
• 微信、支付宝：只能上传收款码图片，客户付完上传截图，由你确认收款。

看你现在是自己开单、已经交给我们记账，还是手上已经有一堆没收回的单。

• 路径 A：开通 YCL 开单收款（推荐）。 告诉我们你的公司名称、常用服务和收款方式，我们帮你设好，之后一句话开单、系统发邮件和提醒。收费请直接问我们。
• 路径 B：已经是或打算成为 YCL 记账客户。 每月记账时，我们用你的开单和收款记录核对银行流水，年底对 1099、报税都有底稿。
• 路径 C：暂时还是自己用 Word / Excel 开。 至少做到：每张单有编号和到期日，收到钱当天记下对应哪张单，付分包前先收 W-9。
• 手上已经有很多没收回的单：先把未付清单列出来，逐张重新开、设好到期日发出去，之后交给系统提醒。